Feedback und Absagen gehören zum Recruiting wie Einladungen und persönliche Gespräche.
Letzte Woche konnten wir hier auf eignungsdiagnostik.info die Ergebnisse unserer aktuellen Analyse zu Arbeitgeberbewertungen vorstellen. Klares Fazit: Bewerberinnen und Bewerber fordern aktive Kommunikation und Transparenz von Seiten der Unternehmen. Das gilt sowohl für die Beantwortung von Kritik auf den Arbeitgeber-Bewertungsportalen als auch für den Bewerbungsprozess insgesamt.
Die schlechtesten Bewertungen erhielten diejenigen Unternehmen, die Ihren Bewerberinnen und Bewerber keine Rückmeldung zum Ausgang des Bewerbungsprozesses vermittelten, noch nicht einmal eine Absage.
Warum reagieren Unternehmen nicht?
Die Gründe für fehlendes Feedback sind vielfältig. Wenn der Bewerbungseingang hoch war scheint oft die Zeit zu fehlen um allen Bewerbenden zu antworten. Manchmal zieht sich der Auswahlprozess auch so lange, dass es den Unternehmen unangenehm ist, nach so langer Zeit noch auf sich aufmerksam zu machen. Manche Unternehmen fürchten sich vor möglichen rechtlichen Konsequenzen bei ungeschickten Formulierungen in der Absage. Die Gerüchte um AGG-Hopper oder Trolle, also Personen, die es darauf anlegen, möglichst viele anfechtbare Absagen zu kassieren, lassen Personalverantwortliche immer wieder aufhorchen (Panzer-Heemeier, 2016). Absagen schreiben gehört also nicht zu den beliebtesten Aufgaben von Recruiterinnen und Recruiter.
Verpasste Chancen
Wer als Unternehmen offen und auf Augenhöhe mit Bewerberinnen und Bewerbern umgeht, schärft die Arbeitgebermarke. Bewerbende sind in Zeiten der knappen Arbeitnehmermärkte längst nicht mehr Bittsteller sondern gleichberechtigte Partner und möchten auch so behandelt werden. (Buckmann, 2017). Aber auch wenn auf eine Vakanz viele Bewerbungen eingehen gilt, dass Bewerberinnen und Bewerber in der Regel Zeit und Mühe in die Bewerbung investiert haben und allein dafür ein Minimum an Wertschätzung erwarten. Deshalb gilt immer: Absagen gehören zum Recruiting. Unternehmen, die dieses Prinzip nicht verinnerlicht haben, bekommen das sehr schnell durch unvorteilhafte Bewertungen in den sozialen Medien oder auf den Arbeitgeber-Bewertungsportalen zu spüren. Auch lieblose Absagen schaffen ein negatives Image. Dabei kann ein gut formuliertes und ehrliches Ablehnungsschreiben sogar Werbung für ein Unternehmen sein (Szczek, 2018). Aber wie schreibt man das?
Das beste Ablehnungsschreiben Deutschlands
Ein Ablehnungsschreiben sollte keine Begründung für die Absage erhalten, die ein Verstoß gegen das AGG und damit Anlass zur Klage darstellt. Aus diesem Grund verzichten viele Unternehmen ganz auf eine Begründung. Manche Begründungen fallen jedoch nicht unter das AGG, wie fachliche Qualifikationen oder der Gehaltswunsch (Szczek, 2015). Aber auch ohne Begründung muss ein Ablehnungsschreiben nicht aus standardisierten Floskeln bestehen. Das beweisen die Gewinner des „Kienbaum Communications und Jobware Award“. Die Unternehmensberatung Kienbaum und der Stellenbörsen-Anbieter Jobware riefen zuletzt 2014 Unternehmen dazu auf, ihre Absagetexte einzureichen. Die Gewinner konnten alle mit Texten punkten, die auf unterschiedliche Weise auf die Bedürfnisse der Adressaten eingingen. Sei es, indem sie ihnen Mut machten oder auch indem sie ein direktes Feedback anboten – und damit Wertschätzung und Transparenz signalisierten (Engels, 2014).
Tipps für ein gutes Ablehnungsschreiben
Heutzutage kommt es auf Schnelligkeit, Offenheit und Wertschätzung im Umgang mit den Bewerberinnen und Bewerbern an. In über 30 Jahre direkten Kontakt in Auswahlsituationen haben wir folgende Kernbotschaften als besonders wirksam und wertschätzend erfahren:
1. Reagieren Sie auf Bewerbungen, und das möglichst zügig
Auch wenn der Prozess mal länger dauert, ist ein spätes Feedback immer noch besser als kein Feedback. Aber natürlich ist schneller hier auch gleich besser. Wald und Athanas (2017) fanden heraus, dass die Candidate Experience erheblich leidet, wenn der Prozess mehr als sechs Wochen dauert. Planen Sie also die Zeit und den Aufwand für Absagen gleich mit in Ihrem Prozess ein.
2. Begegnen Sie den Bewerbenden auf Augenhöhe und mit Respekt
Keine Bewerberin und kein Bewerber möchte eine plumpe Absage erhalten. Gute Ablehnungsschreiben sind authentisch und ehrlich (Szczek, 2015).
3. Absagen sind das Ergebnis eines Vergleichs
Jede Absage basiert letztendlich auf einer Entscheidung aus einem Vergleich mit anderen Bewerbungen. Wenn die Ablehnung auf fachliche Qualifikationen zurückzuführen ist, die bei anderen Bewerbungen überzeugender waren, dann kann man die Absage auch so begründen. Denn Absagen gehören zum Recruiting. Mögliche Formulierung: „Es ist uns nicht leicht gefallen, eine Auswahl aus der Menge von qualifizierten Bewerbungen zu finden. Sicher werden Sie Verständnis dafür haben, dass bei mehreren guten Bewerbungen oft nur Details entscheiden.“
4. Formulieren Sie freundlich und wertschätzend
Versuchen Sie irgendeine positive Bewertung zu geben, z.B. bezüglich Qualifikation, denn jede Absage ist schließlich immer nur auf eine spezifische Passung bezogen. Sie stellt kein Werturteil über eine Person insgesamt dar. Mögliche Formulierungen: „Wir haben Sie im Kontakt schätzen gelernt“ oder „Ihre Bewerbung hat uns eindrücklich Ihre hohe Motivation/Qualifikation vermittelt, die Sie für uns einzusetzen bereit sind.“
5. Gehen Sie ehrlich und offen mit Absagen um
Die Absagen gehören zum Recruiting wie die Einladungen.
Eine Auswahlentscheidung wird in der Regel unter Unsicherheit gefällt, weil man die abgelehnte Person nicht wirklich kennt. Auch das kann man zugeben. Mögliche Formulierung: „Die Auswahl ist uns auch daher schwergefallen, weil solche Auswahlsituationen immer nur Momentaufnahmen sind.“
6. Zeigen Sie Einfühlungsvermögen
Drücken Sie Ihr Bedauern über die Entscheidung aus. Mögliche Formulierung: „Wir wissen, wie viel Arbeit es macht, eine Bewerbung aufzusetzen und die Unterlagen zusammenzustellen. Auch Sie werden viel Zeit investiert haben, umso mehr bedauern wir, dass wir Ihnen heute eine Absage erteilen müssen.“
7. Wenn irgendwie möglich, bieten Sie Feedback an
Auch wenn sich das Absagen damit nach Arbeit anhört: Nehmen Sie sich die Zeit und investieren in Ihr Arbeitgeber-Image.
Auch Feedback schon im Prozess zu Zwischenschritten zeigt Wertschätzung. Ergebnisse von Online Assessments, Assessment Centern oder Zwischeninterviews stellen Meilensteine in Prozess dar, an denen Bewerberinnen und Bewerber etwas von sich zeigen. Dazu Rückmeldung zu geben, schafft eine Beziehung auf Augenhöhe.
Anmerkungen der Publisher dieser Seite:
Praktische Lösungen zum Recruiting und zur Eignungsdiagnostik finden Sie hier:
Laufend weitere Vertiefungen und Themen rund um Personalentscheidungen und die dazu gehörenden Eignungsbeurteilungen hier auf eignungsdiagnostik.info.
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