Remote Arbeiten und Führen aus psychologischer Sicht

Auf eignungsdiagnostik.info geht es meist genau darum: um das Erkennen der Passung zwischen Organisation und Individuum.

Heute geht es um die Rahmenbedingungen der Leistungsfähigkeit einer Organisation und ihrer Organisationsmitglieder. Heute geht es um die Gestaltung der aktuellen und der zukünftigen Zusammenarbeit.

Wir freuen uns daher sehr, dass unser Kollege Günther Werr dazu einen Betrag geschickt hat:

Wie wird die Zukunft aussehen? Wird das „New Normal“ sein: arbeiten von zu Hause, reduzierte Reisen, minimierte persönlichen Begegnungen, Auflösen von Büroarbeitspätzen?

Arbeiten im Home-Office ist in der aktuellen Situation und in Zukunft ein großes Thema. Immer öfter sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zu Hause aus tätig – freiwillig oder auch gezwungenermaßen. Und werden gerade wirklich die richtigen Weichen gestellt für das „New Normal“? Da stellt sich die Frage: Wie können Sie als Geschäftsführer und Vorgesetzter sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden mit der veränderten Situation im Home-Office zufrieden sind und somit effektiv arbeiten und für das Unternehmen die volle Leistung erbringen?

Aus unserer Erfahrung spielen dabei psychologische Aspekte eine wesentliche Rolle. Es geht etwa darum, Regeln und Strukturen vorzugeben, trotz der räumlichen Distanz das soziale Miteinander im Team sicherzustellen und bei der Führung mehr auf Vertrauen als auf enge Kontrolle zu setzen. Worauf es beim Arbeiten und Führen im Home-Office ankommt, lässt sich in vier Grundregeln zusammenfassen.

Regel 1: Verbindlichen Rahmen setzen

Aufgabe der Geschäftsführung ist es, einen verbindlichen Rahmen für das Arbeiten im Home-Office zu setzen. Die Geschäftsführung erstellt hierzu eine Information an Führungskräfte und Mitarbeitende, in der die wesentlichen Eckpunkte und Verhaltensregeln für die Arbeit im Home-Office festgelegt sind. Dazu zählen Themen wie Arbeitszeiten, Tagesablauf, Gestaltung der Arbeitsumgebung, Kommunikation mit Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen, gemeinsame Team-Konferenzen idealerweise per Video.

Die Inhalte einer solchen „Information der Geschäftsführung“ variieren je nach Unternehmen. Beispielhaft kann sie folgende Aspekte enthalten:

• Die Mitarbeitenden im Home-Office sind angehalten, innerhalb der Kernarbeitszeiten bspw. von 7.30 bis 12.00 Uhr und von 13.00 bis 16.45 Uhr jederzeit telefonisch erreichbar zu sein und auch digital arbeiten zu können.
• Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen sind über die geänderte Arbeitssituation und Erreichbarkeit zu informieren.
• Um an einem Platz außerhalb des Unternehmens effektiv zu arbeiten, sind bestimmte Anforderungen an den Arbeitsplatz und die Arbeitsumgebung einzuhalten.
• Die Bearbeitung der Aufgaben hat in einer systematischen und nachvollziehbaren Weise stattzufinden. Auch im Home-Office gelten daher weiterhin alle Bearbeitungs- und Ablageregeln.

Regel 2: Das soziale Miteinander im Team sicherstellen

Teamarbeit bedeutet bisher häufig buchstäblich: Sehr „eng“ zusammen arbeiten.

Die räumliche Distanz birgt die Gefahr, dass Mitarbeitende aus dem  Home-Office Kontakt und Zugehörigkeit zu ihren Teams verliert. Es gilt daher die Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten und den übrigen Teammitgliedern, aber auch das soziale Miteinander im Team sicherzustellen. Folgende Maßnahmen haben sich hier bewährt:

Täglicher Kontakt zu Vorgesetzten und Kolleginnen und  Kollegen

Die von zu Hause arbeitenden sollten ein- bis zweimal am Tag Kontakt mit ihren Vorgesetzten und den Mitgliedern ihrer Teams haben. Idealerweise sind hierfür feste Zeiten vereinbart und die Kommunikation erfolgt per Video.

Zuschaltung per Video kurz nach Arbeitsbeginn

Um eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die oder der von zu Hause arbeitet, in das Team sozial einzubinden, empfiehlt sich die Zuschaltung per Video zum morgendlichen Team-Meeting. So können die Teammitglieder im Unternehmen ihre extern arbeitenden Kollegen wenigstens einmal am Tag sehen und hören – ein entscheidender Aspekt für das soziale Gefüge der Gruppe.

Die Videokonferenz ermöglicht zudem eine gewisse soziale Kontrolle. Wenn Mitarbeitende zur Arbeit gehen und neun Stunden mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten, verlassen sie zu einer festen Zeit das Haus und erscheinen im Arbeitsmodus am Arbeitsplatz. Ein morgendliches Video- Meeting schafft eine vergleichbare Verbindung. Diese Struktur hilft de Mitarbeitenden, auch psychisch stabil zu bleiben.

Transparenz im Team

Entscheidend für ein produktives Miteinander im Team ist Transparenz: Jedes Teammitglied sollte wissen, wer an welcher Aufgabe arbeitet. Auch hierfür lässt sich das morgendliche Team-Meeting nutzen, bei dem die Mitarbeitenden von den Arbeitsplätzen zu Hause zugeschaltet sind. Indem die Vorgesetzten die anstehenden Aufgaben besprechen und verteilen, wissen alle: Die Kollegin/der Kollege im Home-Office arbeitet zwar zu Hause, aber so viel wie jede oder jeder andere. Auch sie arbeiten acht Stunden – und nicht fünf Stunden, obwohl sie für acht Stunden bezahlt werden. Dies ist auch nicht zu unterschätzen für den sozialen Zusammenhalt im Team.

Regel 3: Ergebnisorientiert führen

Ungeteilte Aufmerksamkeit für die Arbeit oder die Familie? Selbstorganisation wird vor Herausforderungen gestellt.

Im Home-Office bestehen für mache Zwänge, die einschränken und für andere Freiheiten, die verlockend scheinen mögen. Tatsächlich können auch diese Verdichtungen und Spielräume motivieren und dazu führen, dass Mitarbeitende im Home-Office fokussiert und sehr effektiv arbeiten, oft sogar effektiver als im Unternehmen. Viele Mitarbeitende, die erstmals von zu Hause aus arbeiten, tun sich jedoch mit der erforderlichen Selbstdisziplin und Selbstorganisation schwer. Aufgabe der Vorgesetzten ist es, diese Mitarbeitenden zu unterstützen und so zu führen, dass sie auch zu Hause produktiv arbeiten.

Das erfordert einen motivierenden Führungsstil, der Mitarbeitende weniger durch Kontrolle als über ihre Ergebnisse steuert. Wenn ein Vorgesetzter oder eine Vorgesetzte es gewohnt ist, im Unternehmen ihre/seine Mitarbeitende zu beobachten und eng zu kontrollieren, fällt diese Möglichkeit beim Home-Office weg. Der Aufbau von Vertrauen, die gemeinsame Aufgabenplanung und die Besprechung der Ergebnisse gewinnen deshalb an Bedeutung. Vorgesetzte sollten sich in solchen Fällen mit den Mitarbeitenden im Home-Office zwei Mal am Tag zu festen Zeiten austauschen, idealerweise per Video:

• Video-Besprechung kurz nach Arbeitsbeginn. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter blendet seine Aufgabenliste ein, der Vorgesetzte geht die Liste mit ihr oder ihm durch – und gemeinsam wird festgelegt, welche Aufgaben bearbeitet werden sollen.

• Video-Besprechung am Nachmittag. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter stellt ihr / seine Ergebnisse vor und erhält die Gelegenheit, offene Fragen zu klären. Für die Vorgesetzte oder den Vorgesetzten bietet die Besprechung die Möglichkeit, die Abarbeitung der Aufgaben zu kontrollieren, aber auch durch Lob und konstruktives Feedback zu motivieren.

Regel 4: Arbeitszeit und Tagesablauf festlegen

Für effektives Arbeiten im Home-Office sind feste Strukturen unabdingbar. Hierzu dient zunächst der Rahmen, den die Geschäftsführung setzt (siehe Regel 1). Es hat sich bewährt, diese Vorgaben mit Blick auf die Arbeitszeiten sowie die Tages- und Aufgabenplanung durch individuelle Vereinbarungen zu konkretisieren.

Planung der Wochen-Arbeitszeiten

Vorgesetzte erstellen gemeinsam mit einer Home-Office Mitarbeiterin oder einem Home-Office-Mitarbeiter einen Wochen- Arbeitszeitplan, der je nach Aufgabengebiet mehr oder weniger individuelle Lösungen zulässt. So muss etwa jemand im Kundendienst telefonisch während der Kernarbeitszeit von 7.30 Uhr bis 16.45 Uhr erreichbar sein. Bei anderen Tätigkeiten besteht hingegen mehr Spielraum, um individuelle Wünsche oder auch familiäre Anforderungen zu berücksichtigen.

• Ein Familienvater beginnt zum Beispiel bereits morgens um 5.30 Uhr und arbeitet anderthalb Stunden, bis die Kinder aufstehen. Dann macht er Pause, bis die Kinder aus dem Haus sind – und steigt wieder in die Arbeit ein.
• Eine andere Vereinbarung sieht einen Mix aus Arbeitszeiten im Betrieb und im Home-Office vor: Ein Mitarbeiter arbeitet am Montag von 7.00 bis 18.00 Uhr im Unternehmen, mit 10 Stunden etwas länger als regulär. Am Dienstag arbeitet er zu Hause, Mittwoch und Donnerstag wieder im Betrieb, Freitag hat er ganz frei für die Kinderbetreuung, dafür arbeitet er am Samstagnachmittag noch einmal 5 Stunden. Auch er kommt auf diese Weise auf seine 40 Stunden.

Tages- und Aufgabenplanung

Die Tages- und Aufgabenplanung ermöglicht es allen Beteiligten zu verfolgen, an welchen Aufgaben jemand im Home-Office arbeitet und zu welchen Zeiten er oder sie erreichbar ist. Idealerweise sind die Tage alle gleich strukturiert. Doch auch individuelle Lösungen sind möglich, bei denen familiäre Gegebenheiten ein Stückweit berücksichtigt werden.

Beispiel für den Tagesablauf einer Home-Office-Mitarbeiterin:

• 7:30 Uhr: Arbeitsbeginn und Planung der Tagesaufgaben
• 8:00 bis 8:30 Uhr: Teilnahme am täglichen Team-Meeting per Video zur Abstimmung der Tages- und ggf. Wochenplanung; anschließend kurze „Vier-Augen-Abstimmung“ mit Vorgesetzter oder zuarbeitenden Kolleginnen
• 8:30 bis 10:00 Uhr: Erster Arbeitsblock im Home-Office
• 10.00 bis 10:15 Uhr: Pause
• 10.15 bis 12:00 Uhr: Zweiter Arbeitsblock im Home-Office
• 12:00 bis 12:30 Uhr: Mittagspause
• 12:30 bis 14:15 Uhr: Dritter Arbeitsblock im Home-Office
• 14:15 bis 14:45 Uhr: Videokonferenz mit Vorgesetzter und / oder zuarbeitenden Kolleginnen für Absprachen und Klärung von Fragen
• 14:45 bis 16:45 Uhr: Vierter Arbeitsblock im Home-Office
• 16:45 Uhr: Arbeitsende

Es empfiehlt sich, das Team-Meeting erst eine halbe Stunde nach Arbeitsbeginn anzusetzen. So kann sich jede/-r Mitarbeitende über die anstehenden Aufgaben orientieren und kommt vorbereitet in das Meeting.

Die im Home-Office arbeitenden sollten Fragen, Absprachen und Probleme während des Tages sammeln und in der Konferenz am Nachmittag gebündelt einbringen. So lässt sich vermeiden, die Vorgesetzten oder die Kolleginnen und Kollegen tagsüber wiederholt zu unterbrechen. Es besteht auch die Möglichkeit, in einem digitalen Chat die Fragen zu bearbeiten.

Zur Tagesplanung gehört neben dem Arbeitsbeginn auch ein fest vereinbartes Ende. Nach Arbeitsende sind Mitarbeitende im Home-Office ebenso wenig erreichbar wie seine Kolleginnen oder Kollegen, die am Ende ihres Arbeitstages das Unternehmen verlassen.

Die ORGANISATIONS-BERATUNG WERR begleitet Sie bei der Einführung von Home-Office- Arbeit u.a. durch Team-Coaching, Einzel-Coaching, Coaching der Führungskräfte, Teilnahme an Videokonferenzen, Unterstützung bei der Tages- und Aufgabenplanung, der effektiven Durchführung von Team-Meetings ebenso wie beim Erarbeiten Ihrer unternehmensspezifischen Regelung für das Arbeiten und Führen im Home-Office.

Kontakt:
Dipl.-Psych. Günther Werr, MBA Ludwig-Erhard-Straße 8, 64653 Lorsch Tel. (06251) 58362-0 mailto:werr@obw.de http://www.obw.de

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